Vedtægter

§ 1.   Formål
1.
Paraplyens formål er at skabe de bedst mulige vilkår for at
lokalhistoriske arkiver/foreninger i Kalundborg Kommune kan varetage
ansvaret for at værne om og formidle  den lokale kulturarv.

2.
Det søges opnået ved at:
*   Styrke samarbejdet mellem Paraplyens medlemmer.
*   Fremme og støtte de lokale arkiver/foreninger ved lokalt og i fællesskab at indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, billed- og lyd optagelser, trykt materiale og andre data uanset medium.
*   Stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende
regler for tilgængelighed.
*   Gennem udadvendt virksomhed at fremme kendskabet til og styrke interessen for
lokalområdernes og kommunens historie.

§ 2. Organisationsstruktur.

1.
Paraplyen dækker for Lokalhistoriske Arkiver og foreninger i Kalundborg Kommune,
som er: arkiverne/foreningerne i Kalundborg, Tømmerup, Røsnæs, Raklev, Hvidebæk, Bjergsted, Gørlev og Høng.

2.
Paraplyen kan til enhver tid udvides med flere arkiver/foreninger,
såfremt de er hjemmehørende i Kalundborg Kommune.

3.
Hvert arkiv/forening beholder sin nuværende status som selvstændige
arkiver/foreninger med egne vedtægter, egen ledelse, økonomi og egne lokaler.

4.
Paraplyens styrelse består af to repræsentanter fra hvert arkiv/forening.
Repræsentanter vælges i de enkelte arkiver/foreninger.

5.
Den daglige ledelse af Paraplyen varetages af formand, næstformand/kasserer
og sekretær i samråd med Paraplyens styrelse.

6.
Beslutninger afgøres ved almindelig flertal.

7.
Ledelsen indkalder med mindst 14 dage varsel til styrelsesmøder.
Såfremt mindst 3 medlemmer af styrelsen skriftlig anmoder herom,
indkaldes til styrelsesmøde med samme varsel.

8.
Ethvert arkiv/forening kan skriftligt med en måneds varsel udtræde af samarbejdet.

9.
Årsmøde, der afholdes i marts måned, indkaldes med mindst tre ugers varsel.

10.
Stemmeberettige på årsmøde er tre repræsentanter fra hvert arkivs/forenings bestyrelse.

11.
Øvrige bestyrelsesmedlemmer og arkivmedarbejder kan deltage i årsmødet uden stemmeret.

12.
Vedtægtsændringer kræver en årsmødebeslutning, hvor mindst 2/3 af de
fremmødte stemmeberettigede stemmer for ændringsforslaget.

Dagsorden for årsmøde.

1.  Valg af 2 stemmetællere.
2.  Valg af dirigent.
3.  Årsberetning.
4.  Godkendelse af revideret årsregnskab.
5.  Indkomne forslag. Skal være formanden i hænde senest 1. februar.
6.  Valg af formand – lige år.
7.  Valg af næstformand/kasserer og sekretær – ulige år.
8.  Valg af 2 revisorer og 1 revisorsuppleant – hvert år.
9. Budget.
10. Eventuelt.

For valbarhed gælder fra og med årsmødet i 2019, at samme person højst kan vælges til samme post (formand, næstformand/kasserer og sekretær) i 3 på hinanden følgende valgperioder.

§ 3.   Ledelsens arbejdsopgaver. 

1.
At formidle samarbejdet således at Paraplyens formål opfyldes.

2.
At der formidles en bred orientering i ledelsen og ud til styrelsesmedlemmerne.

3.
At der inden årsmødet er udarbejdet rammer for fordeling af tilgængelige midler
for det pågældende år.

4.
At der indkaldes til ordinære og ekstraordinære møder med en aktuel  dagsorden.
Ekstraordinære møder har samme varsel som de ordinære.

§ 4.   Økonomi.

1.
Paraplyens regnskabsår følger kalenderåret.

2.
Over/underskud fra arrangementer afholdt af Paraplyen tilgår Paraplyen.

3.
Skriftlige ønsker fra de enkelte arkiver/foreninger indsendes som indkomne
forslag senest 1. februar.

4.
Paraplyens pengemidler skal stå i et anerkendt pengeinstitut.
Adgang til konti har kassereren. Ved hans forfald har formanden adgang.

5.
Kassereren fører det nødvendige regnskab.

§ 5. Krav til arkivdriften.

1.
Indsamling, registrering og opbevaring varetages som hidtil af det enkelte arkiv og
indenfor dets hidtidige dækningsområde. Samtlige medlemmer forpligter sig til
medlemskab af en landsdækkende organisation, samt at overholde SLA’s minimumskrav.
*   At vedtægterne anviser, hvad arkivets dækningsområde er.
*   At garantere at arkivalierne forbliver i offentlig eje.
*   At brug af samlingerne sker under opsyn, således at gældende lovgivning og
tilgængelighedsregler overholdes.
*   At arkiverne sørger for god og betryggende opbevaring, journalisering og
registrering af materialet.
*   At ansvaret for arkivdriften er placeret
*   At arkivet har en fast ugentlig åbningstid. Der kan dog holdes lukket i skoleferierne.

2.
Kan et arkiv/forening på grund af indtrufne omstændigheder et afgrænset tidsrum ikke
leve op til en enkelt eller flere af disse bestemmelser, skabes de i Paraplyen styrelse i samarbejde arkivet/foreningen en midlertidig løsning på problemet.

3.
Har et problem langvarig eller permanent karakter, skal der af styrelsen, i samarbejdet
med arkivet/foreningen, findes en forsvarlig løsning.

4.
Vil et arkiv/forening ikke medvirke til at afhjælpe eventuelle problemer i samarbejde
med Paraplyens styrelse. må arkivet/foreningen som en konsekvens heraf ophøre
sit medlemskab af Paraplyen og kan herefter ikke modtage andele af eventuelle tilskud.

§ 6.  Opløsning.

1.
Forslag om opløsning af Paraplyen skal behandles på to, med mindst én og højst
tre måneders mellemrum, afholdte årsmøder. Forslaget er kun vedtaget, når det
på begge årsmøder har opnået 2/3 majoritet.

2.
Ved opløsning overgår Paraplyens midler til ligelig fordeling mellem arkiver/foreninger.

Disse vedtægter erstatter vedtægterne fra 19.3.2009.

Vedtaget på ordinær årsmøde den 14.3.2018